Datenschutzerklärung

Postmona für Android und die Kontowebseite. Stand: 2. November 2026.

Postmona hilft dir, Briefe zu erfassen, zu erklären und mit Aufgaben und Erinnerungen zu verwalten. Im geschlossenen Test ist der Dienst für Erwachsene ab 18 Jahren vorgesehen. Bitte verwende ausschließlich erfundene Briefe und keine echten sensiblen Dokumente.

Wer verantwortlich ist

Abuzer Korkmaz, Einzelunternehmer
Damiansweg 56
50765 Köln, Deutschland
E-Mail: support@postmona.com

Konto und Anmeldung

Für dein Konto verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, eine zufällige Konto-ID, den Bestätigungsstatus, Zeitpunkte der Registrierung und technische Anmeldedaten. Dein Passwort wird als gesalzener Hash gespeichert, nicht im Klartext. Bestätigungs- und Wiederherstellungscodes dienen der Prüfung der E-Mail-Adresse und dem Zurücksetzen des Passworts. Sitzungskennungen ermöglichen die Anmeldung und deren sichere Erneuerung. Notwendige Kontomails versenden wir über unseren eigenen Mailserver.

Fotos, Texterkennung und KI-Erklärung

Die Kamera wird für eine von dir gestartete Aufnahme geöffnet. Fotos und offene Scanentwürfe werden im privaten Speicher der App verarbeitet. Entwürfe und gespeicherte Briefe werden verschlüsselt abgelegt. Während Anzeige und Bearbeitung liegen Inhalte im Arbeitsspeicher entschlüsselt vor. Offene Entwürfe bleiben auf diesem Gerät und sind noch keine Kontosicherung.

Wenn du „Text erkennen“ auswählst, wird das Foto über HTTPS an unseren Server in Deutschland übertragen. PaddleOCR erkennt dort den Text. Das OCR-Foto wird für diesen Aufruf vorübergehend verarbeitet. Nach deiner Textprüfung und dem Start der Erklärung übertragen wir den geprüften Text an Microsoft Azure zur KI-Verarbeitung in der EU. Namen oder andere Informationen im Brieftext sind Teil des übertragenen Inhalts. Dein Kontopasswort oder ein Zugriff auf dein Archiv werden nicht an die KI übergeben.

Wir verwenden keine Global-Bereitstellung für die Briefanalyse. Microsoft verarbeitet Eingaben und Ergebnisse zur Leistungserbringung und Missbrauchserkennung. Nach den Azure-Bedingungen werden sie nicht ohne entsprechende Freigabe zum Training generativer Basismodelle verwendet. Sicherheitsprüfungen durch Microsoft können zusätzliche Verarbeitung und Aufbewahrung umfassen. Weitere Angaben: Datenschutz bei Azure-KI.

Briefe, Aufgaben und Kontosicherung

Beim Ablegen werden Foto, erkannter und von dir bearbeiteter Text, Titel, Kategorie, KI-Erklärung, Fristen, Aufgaben und Erinnerungseinstellungen gespeichert. Bei aktiver Kontosicherung werden neue Briefe und Änderungen automatisch übertragen. Dazu gehören Versionskennungen, Änderungszeitpunkte sowie zur Konfliktlösung aufgehobene Fassungen. Offline vorgenommene Änderungen bleiben zunächst auf dem Gerät und werden bei erneuter Verbindung abgeglichen. Die App zeigt ausstehende Übertragungen und Konflikte an.

Kontodaten und verschlüsselte Briefobjekte liegen auf unserer Infrastruktur bei netcup in Deutschland. Eine getrennte, verschlüsselte Sicherung wird auf einem durch uns betriebenen NAS in Deutschland aufbewahrt. Die Serveranwendung kann Inhalte für deine angeforderten Funktionen entschlüsseln. Es handelt sich daher nicht um eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, bei der allein du den Inhalt lesen könntest.

Erinnerungen und Firebase

Lokale Erinnerungen werden auf deinem Gerät geplant. Wenn du Kontomitteilungen aktivierst, nutzen wir Firebase Cloud Messaging von Google. Dafür werden Installations- und Gerätekennungen, Push-Token, IP-Adressen und technische Zustellinformationen verarbeitet. Diese technischen Daten können auch außerhalb der EU verarbeitet werden. Die Push-Nachrichten enthalten keine Brieffotos, Brieftexte, E-Mail-Adressen oder Aufgabentitel. Die App ruft erforderliche Kontoinformationen über unsere eigene API ab.

Firebase Analytics und Werbetracking sind nicht eingebunden. Die automatische Firebase-Initialisierung ist standardmäßig deaktiviert. Kontomitteilungen kannst du in der App wieder ausschalten; Android-Benachrichtigungen lassen sich zusätzlich in den Geräteeinstellungen steuern. Informationen von Google: Datenschutz und Sicherheit in Firebase. Für Übermittlungen außerhalb des EWR gelten die einschlägigen vertraglichen Datenschutzbedingungen und, soweit erforderlich, geeignete Garantien wie die EU-Standardvertragsklauseln. Informationen zu den für den jeweiligen Dienst geltenden Garantien erhältst du über den Kontakt oben.

Verbrauch und Betriebssicherheit

Wir speichern kontobezogene Analyseanzahlen, Speicherbelegung, tarifbezogene Grenzen, Vorgangskennungen und technische Ergebnisse, damit Kontingente korrekt berechnet, doppelte Abbuchungen vermieden und Fehler eingegrenzt werden können. IP-Adressen und technische Zugriffsinformationen werden für Verbindung, Drosselung und Schutz vor Missbrauch verarbeitet. Wir verwenden sie nicht für Werbung oder eine Standortbestimmung. Normale API-Zugriffe werden nicht als vollständige Anfragen mit Briefinhalten oder Zugangsdaten protokolliert. Technische System- und Sicherheitsereignisse können in Betriebsprotokollen enthalten sein.

Support und Webseite

Wenn du uns kontaktierst, verarbeiten wir Absenderadresse, Nachricht und freiwillige Anhänge zur Bearbeitung deiner Anfrage. Sende bitte keine Passwörter und im Test keine echten Briefe. Die Kontowebseite verwendet technisch notwendige Sitzungs- und Sicherheitscookies zur Absicherung von Anmeldung, Passwortreset und Kontolöschung. Diese Datenschutzseite lädt keine Analyse- oder Werbedienste und setzt selbst keine Cookies.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Konto, Texterkennung, Erklärung, Speicherung, Synchronisation, Export und angeforderte Kontomails dienen der Bereitstellung des Dienstes gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Die optionale Aktivierung von Push-Mitteilungen erfolgt auf Grundlage deiner Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Du kannst sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Sicherheitsmaßnahmen, Missbrauchsschutz und erforderliche Betriebsnachweise beruhen auf unserem berechtigten Interesse an einem sicheren, verlässlichen Dienst gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Gesetzlich erforderliche Aufbewahrung beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

Ohne die erforderlichen Kontodaten können wir die Onlinefunktionen nicht bereitstellen. Welche Briefe du verarbeitest, entscheidest du selbst. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Empfänger sind die für die jeweiligen Funktionen eingesetzten Hosting-, KI- und Push-Dienstleister sowie gegebenenfalls gesetzlich berechtigte Stellen. Es gibt keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung über dich. KI-Erklärungen sind Hilfestellungen; Fristen musst du im Original prüfen und bestätigen.

Aufbewahrung und Löschung

Aktive Kontodaten und Briefe bleiben gespeichert, solange du sie für dein Konto nutzt. Briefe kannst du über die App löschen. Die Kontolöschung kann in der App unter „Daten und Konto“ oder auf konto.postmona.com nach Anmeldung und ausdrücklicher Bestätigung angefordert werden. Sie entfernt aktive Kontodaten, zugehörige Briefe, aufgehobene Fassungen und serverseitige Erinnerungszuordnungen. Der endgültige Abschluss wird erst nach unabhängiger Sicherung des Löschvermerks bestätigt und kann bis zum nächsten NAS-Abruf dauern.

Ältere verschlüsselte Sicherungen können gelöschte Inhalte bis zur regulären Ablösung enthalten. Auf dem Server werden sieben Tagesstände, auf dem NAS 30 Tagesstände und zwölf Monatsstände vorgehalten, jeweils zusätzlich die drei neuesten Sicherungen. Bei ausbleibenden neuen Sicherungen besteht deshalb kein festes kalenderbezogenes Höchstalter. Ein gesonderter Löschvermerk mit zufälliger Konto-ID, technischem Prüfnachweis und Zeitpunkt wird zum Schutz vor Wiederherstellung dauerhaft aufbewahrt. Er enthält weder E-Mail-Adresse noch Briefinhalte. Bei einer Wiederherstellung verhindert er die erneute Freischaltung gelöschter Konten.

Bereits exportierte oder auf anderen Geräten heruntergeladene Dateien können wir nicht aus der Ferne entfernen. Entferne sie bei Bedarf dort selbst. Unabhängige lokale Originale sind nicht automatisch Teil der Kontolöschung. Ein Export ist eine unverschlüsselte Kopie, die du an einen selbst gewählten Ort weitergeben kannst. Die interne temporäre Exportkopie wird beim nächsten Öffnen der Datenschutzansicht nach Ablauf von 24 Stunden, bei manueller Entfernung oder Kontolöschung entfernt; extern gespeicherte Kopien bleiben bestehen.

Technische Nachweise und Supportkommunikation werden nur solange aufbewahrt, wie sie für Sicherheit, Klärung der Anfrage oder rechtliche Pflichten erforderlich sind. Für Inhalte, die du eigenständig an andere Dienste übergibst, gelten zusätzlich deren Datenschutzbedingungen.

Deine Rechte

Nach den gesetzlichen Voraussetzungen hast du das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation Widerspruch einlegen. Einwilligungen kannst du für die Zukunft widerrufen, ohne die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung zu berühren. Nutze die Export- und Löschfunktionen oder kontaktiere support@postmona.com. Zum Schutz vor unbefugten Zugriffen können wir einen geeigneten Identitätsnachweis verlangen.

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an deinem Wohnort oder bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2 bis 4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.